台風25号の影響と、それに伴う救済措置について

5th STAGE は、予定通り 10月7日(日)に開催します。

まず「5th STAGE」の開催の可否につきまして、改めてご案内いたします。

現在発生している「台風25号」の行方と影響が心配されましたが、
気象庁の週間天気予報
では、神奈川県に「晴れ時々曇り」という予報が出ていますので、
会場付近における台風25号の影響はなくなったと判断し、
当初の予定通り、10月7日(日)に開催させていただきます。

しかしながら、台風25号の影響により、遠方からの参加者の足に影響が出る恐れがあります。
当イベントでは、遠方からの直接参加サークルの皆様を対象に、
以下の2つの方法で「救済措置」を行うことにしました。

A.参加書類の亡失 または 代理メンバーが参加する場合

サークル通行証を含む参加書類を再交付します。

◆場所
サークル入場時間内 10:30~11:50:サークルゲート
一般入場開始後 12:00~16:00:総合受付

a.サークル代表者が申請する場合
身分証明書(運転免許証・マイナンバーカード・顔写真付きの学生証・パスポート など)
確認させていただきます。

b.サークル代表者が参加できず、代理メンバーが参加する場合
認証情報として「サークル代表者氏名」「お申込時にご記入いただいた電話番号」を確認させていただきます。
つきましては、事前に上記2項目の情報を、サークル代表者からいただきますようお願い申し上げます。

B.公共交通機関の乱れにより、サークルメンバー全員が参加できなかった場合

イベント終了後に「救済申請」を受け付けます。
お申し込みにあたり、以下の全ての要件が必要です。

1.サークル通行証が全部未使用であること
2.イベント当日に頒布計画書が未提出であること
3.搭乗予定の便が、運休・欠航・遅延・打ち切り・ダイバート(目的地ではない空港に到着)などの理由で、目的地に正常に到着できなかったこと

◆申請方法
お問い合わせフォームより「題名:BDP5th 救済申請」とご記入いただき、
下記4項目をお知らせください。
「サークル名」
「スペース番号」
「代表者氏名」
「搭乗予定の日時・便名(ANA〇〇便・のぞみ〇〇号・〇〇バス〇〇号 など)および 理由」

上記4項目をお調べした後、要件が合致した場合は、
返信メールにて「救済申請」を承認させていただきます。
その際、以下のご希望からお選びいただき、再びご返信をお願いします。

(a)「6th STAGE」に振替参加(優先的に参加枠を設定させていただきます。追加のご入金はいただきません。)
(b) ご返金(お申込金額の全額を返金させていただきます。)

※今回の救済措置は、公共交通機関(鉄道・飛行機・高速バスなど)の運行の乱れによる
ケースに限定しています。自家用車につきましては、全て自己責任での移動となりますので、
余裕をもってご来場いただきますようお願い申し上げます。

事前に送付された宅配便の荷物について

既に到着した宅配便の荷物につきましては、サークル参加者がスペースに不在だった場合、
大変恐れ入りますが、サークル代表者宛てに「着払い」にて返送させていただきます。
印刷所からの宅配搬入につきましても、同様の措置を取らせていただきます。
あらかじめご了承ください。

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